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安塞站档案管理手册
作者: 安塞站 更新时间: 2015-06-12

安塞站档案管理手册

为加强我站档案管理,开发利用我站档案信息资源,参考《中华人民共和国档案法》及其实施办法,制定本条例。我站档案是指我站在科研、监测以及相关活动中直接形成的,对整个生态系统研究网络,乃至对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式和载体的历史记录。并逐步实现我站档案管理的信息化。

一、   档案管理的实施与职责

1) 我站档案工作在CERN以及CEORN统筹规划,组织协调,监督和指导下进行。在业务上主要接收CERNCEORN的指导,在上接受我所对野外台站的统一检查。

2) 我站应根据实际情况,建立档案管理保管室与相应办公室,并配备专职或者兼职档案工作人员,保证档案管理的实行。

3  档案管理办公室应履行下列职责:

a. 遵守《中华人民共和国档案法》以及国家档案工作的相关方针、政策和法规,应结合我站的实际情况,制定档案管理细则;

b. 对我站在科研、监测以及访问交流等活动中形成和积累的文件材料应及时整理、立卷和归档,分门别类集中统筹管理;

c. 积极配合上级指导部门、上级部门对档案工作的业务指导、监督以及检查,并在合适的条件下,组织我站档案管理人员及时参加业务培训;

d. 组织档案信息情报资源的开发,做好档案利用的服务工作;

e. 参加重要科研成果验收、固有资产登记、工程竣工和设备仪器开箱的文件材料验收工作。

二、档案工作人员及其职责

1)档案工作人员(包括以做档案工作为主的兼职人员)必须严格遵守国家的各项法规、制度。忠于职守,热爱档案事业,并具有较高的科学文化和专业知识,对科学研究和生态网络监测的运作有非常深的了解。

2)档案工作人员的职务或职称的评定和晋升、业务能力的考核,按照国家和我所有关规定执行,并享有专业人员的同等待遇,我站应保持档案工作人员的相对稳定。

3)档案工作人员履行以下职责:

a. 贯彻执行档案工作的方针、政策、法规及有关制度;

b. 做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作, 指导和协助专业技术人员对文书立卷,对档案的收集、整理、保管、鉴定和统计工作要及时完成,并熟悉所保管的档案情况;

c. 验收监测项目、科技项目或者上报评奖成果的档案是否完整、准确、系统;

d. 负责档案的开发利用工作,要能迅速准确地查调档案;

e. 贯彻国家档案的保密制度,不得造成档案的损毁、丢失、泄露,不得擅自提供、复制档案确保我站档案的机密与安全。

三、 文件材料的形成与归档

1)我站文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作,由档案管理人员协助经办人员负责。
  (2)管理我站档案工作的要求:下达我站任务与提出我站文件材料的形成、积累、整理和归档要求同步;检查我站工作进度与检查我站文件材料的形成、积累、整理和归档同步;鉴定、验收我站科技成果与鉴定、验收我站科技文件材料的立卷和归档同步;上报登记和评审奖励我站科技成果与档案管理人员出具证明材料同步。

3)生态监测和课题研究中形成的文件材料,档案管理人员必须定期监督和协助当事人整理、立卷,并移交档案室集中管理,任何职工或者其他个人不得据为己有或者拒绝归档。(4)在上级部门对监测数据上报、科研项目、仪器安装或者基础设施建设工程任务验收时,档案管理人员必须对应当归档的文件材料进行检查,并出具合格证明,以配合上级部门的检查工作。档案未经验收或者经检查不符合要求的,对该监测项目、科研项目或者工程任务等应及时提交补充说明材料,不得弄虚作假,捏造档案。

5)文件材料的归挡期限:

a. 文书档案(包括以光盘、磁盘、硬盘等为载体的档案,以下同)应由经办人员在次年的5月份以前移交档案室保管;

b. 我站监测项目的相关档案应由CERNCEORN综合中心及其分中心验收合格后1个月之内移交档案室归档,科研、仪器安装、工程建设等档案,应由相应上级部门在成果鉴定或者工程验收后,由相应责任人两个月内移交档案管理室归档,周期过长的可以按形成阶段分期归档;

c. 重要的工作会议、专业性技术会议、学术会议、访问交流纪录等的文件材料,应由对应责任人会议和访问结束后一个月内整理、立卷,并移交档案室;

d. 带有密级的我站文件材料,应由经办人随时形成随时归档。

四、档案的管理

1)我站档案的著录分类标引依照《中国档案分类法》以及《中图分类法》进行。

2)我站档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。凡在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的,应永久保存;凡在较长时间内具有查考利用价值的,应长期(16年至50)保存;凡在一定时期具有利用价值的,应短期(15年以内)保存。

3)我站档案的保存价值应定期进行鉴定。对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案,必须经过专门的鉴定小组鉴定,并报站长以及所主管负责人批准。我站档案鉴定小组由我站站长、档案、保密和我所对应业务部门的人员组成。

4)我站档案的销毁由站长指导档案室执行,并报我所保密和保卫处备案。销毁档案时,由档案、保密或者保卫处指派两人监督销毁并在销毁清册上签字。档案销毁后及时调整档案柜架并在目录及检索工具中做出相应的注明。库存档案未经鉴定并履行批准手续的,严禁销毁。
  (5)档案管理室应建立健全档案统计制度,并按时将统计结果汇总上报站长、所主管部门以及生态系统监测网络相应主管部门。

6)站地址如遇搬迁或其他变动,应当妥善保管我站档案,及时转移或移交对应档案室,并向上级主管部门报告。工作人员人事调动时,属于归档范围的文件材料必须全部上交,并办理移交手续,不得带走或毁弃。

7)档案室或库房必须配备防盗、防火、防潮、防污染和防虫、防鼠等安全设施,并保持适当的温度、湿度。存放声像等特殊载体档案的装具,应当配备防磁化设施。

8)档案管理室应定期检查我站档案的保管状态,对破损或变质的档案应及时修复。

五、档案的利用

1)档案管理室应当编制各种检索工具,积极开发我站档案信息资源。检索资源目录应及时录入到我站信息管理系统,并发布到英特网上供监测与科技人员按照相应权限查阅。

2)档案管理室应当开展档案的编研工作,并根据我站工作的实际需要,将已有档案加工成文摘、汇编或专题史料等不同类型的参考资料,建成相应数据库为我站工作提供服务。

3)我站保存的档案主要供我站职工利用。其他系统或部门的工作人员查阅档案时,需持本单位介绍信,说明利用目的和范围,并经站和我所有关负责人批准后方可查阅。

4)查阅涉及科技机密的我站档案必须经过站领导及所保密处批准;查阅未公开的档案,必须经过有关业务负责人批准;摘录和复制档案,必须经过档案管理室负责人批准。

5)借用我站档案者应负责所借档案的安全和保密,不得擅自转借,不得折叠、剪贴或抽取、拆散档案,严禁在我站档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式损害档案的原有状态。借阅的档案一般不得带出档案室。

6)对本站以外的工作人员利用我站档案,可以实行有偿服务,收费的范围和标准按国家有关规定执行。

六、奖励与处罚

1)凡有下列事迹之一的,由我站主管负责人给予表彰和奖励。

a. 在我站档案的收集、整理或者开发利用方面做出显著成绩的;

b. 对我站档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;

c. 将个人所有的重要或者珍贵的档案捐赠给我站的;

d. 执行档案法律、法规表现突出的;

2)凡有下列行为之一的,由我站主管负责人对直接责任人员给予处分,造成损失的可以根据档案的价值和数量,按有关规定责令赔偿损失。

a. 损毁、丢失或擅自销毁具有保存价值的或者应当保密的我站档案;

 b. 将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有或者拒绝向档案管理室移交的;

 c. 擅自提供、抄录或者公布有密级档案的;

 d. 涂改、伪造档案的;

 e. 档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的;

七、附则

1)本条例报CERNCEORN以及我所主管部门备案。
  (2)本条例自公布之日起施行,解释权归中国科学院安塞农业生态实验站

 

 

 

 

 

 

中国科学院安塞农业生态实验站

2008819

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